Resume Pertemuan-3 SIT

Diagram Proses

Enterprise Resource Planning

 

Kelebihan ERP

Kekurangan ERP

Best Practice dan Business Process Reengineering

1. Sistem ERP dirancang berdasarkan proses bisnis yang dianggap 'best practice' - proses umum yang paling layak di tiru. Misalnya, bagaimana proses umum yang sebenarnya berlaku untuk pembelian (purchasing), penyusunan stok di gudang dan sebagainya.
2.  Untuk mendapatkan manfaat yang sebesar-besarnya dari Sistem ERP, maka industri kita juga harus mengikuti 'best practice process' (proses umum terbaik) yang berlaku. Disini banyak timbul masalah dan tantangan bagi industri kita di Indonesia. Tantangannya misalnya, bagaimana merubah proses kerja kita menjadi sesuai dengan proses kerja yang dihendaki oleh Sistem ERP, atau, merubah Sistem ERP untuk menyesuaikan proses kerja kita.
3.   Proses penyesuaian itu sering disebut sebagai proses Implementasi. Jika dalam kegiatan implementasi diperlukan perubahan proses kerja yang cukup mendasar, maka perusahaan ini harus melakukan Business Process Reengineering (BPR) yang dapat memakan waktu berbulan bulan. 

Resume Pertemuan-6 SIT

1.     PELAYANAN PELANGGAN (CUSTOMER SERVICE) :

Ø      Definisi :

v      Adalah suatu proses yang berlangsung diantara pembeli, penjual, dan pihak ketiga yang menghasilkan nilai tambah untuk pertukaran produk atau jasa dalam jangka waktu pendek (misal, transaksi tunggal) maupun dalam jangka waktu panjang (misal, hubungan berdasarkan kontrak).

Ø      Elemen-Elemen Customer Service:

Menurut Bernard J. La Londe dan paul Zinszer, ada 3 elemen :

1.Elemen Pratransaksi (Pretransaction Elements)

2.Elemen Transaksi (Transaction Elements)

3.Elemen Post-Transaksi (Posttransaction Elements)

Ø      Elemen-elemen spesifik dari pratransaksi Customer Service ini adalah :

v      Pernyataan tertulis tentang kebijakan Customer Service yang berdasarkan pada kebutuhan pelanggan, ketetapan standar pelayanan, dsb.

v      Pelanggan menerima pernyataan kebijakan service, dimana pernyataan tersebut harus memberikan informasi bagaimana berhubungan dengan perusahaan, jika tingkat kinerja tidak tercapai.

v      Struktur organisasi, meskipun tidak ada struktur organisasi yang paling cocok agar dapat berhasil dalam pelaksanaan kebijakan pelayanan semua pelanggan, struktur yang terpilih tersebut seharusnya memudahkan komunikasi dan kerjasama antara fungsi-fungsi yang terlibat dalam pelaksanaan kebijakan pelayanan pelanggan.

v      Sistem fleksibilitas untuk menanggapi secara efektif kejadian yang tidak terencana, seperti bencana alam, kekurangan bahan mentah atau energi, pemogokan, dsb.

v      Manajemen pelayanan, seperti pelatihan dan seminar yang dirancang untuk membantu untuk memperbaiki pelayanan kepada pelanggan.

Ø      Elemen Transaksi (Transaction Elements)

Elemen-elemen spesifik dari transaksi Customer Service ini adalah :

v      Stockout level, merupakan pengukuran ketersediaan produk.

Stockout seharusnya dicatat berdasarkan produk dan berdasarkan pelanggan untuk menentukan dimana letak permasalahannya.

Bila stockout terjadi, perusahaan dapat mengatur substitusi produk yang cocok, atau dengan mempercepat pengiriman produk.

v      Informasi pemesanan, merupakan kemampuan menyediakan informasi yang akurat dan cepat pada pelanggan tentang status persediaan, status pemesanan, tanggal pengiriman, serta status back-order.

v      Elemen siklus pemesanan, merupakan total waktu yang dibutuhkan mulai dari pemesanan pelanggan sampai pengiriman kepada pelanggan.

Komponen dari siklus pemesanan meliputi komunikasi pesanan, masukan pesanan, proses pemesanan, pengambilan pesanan, pengemasan, serta pengiriman

v      Mempercepat pengiriman untuk mengurangi waktu siklus pemesanan normal.

v      Pemindahan pengangkutan, merupakan pengangkutan produk diantara lokasi-lokasi untuk menghindai stockout.

v      Ketepatan sistem, merupakan ketepatan kualitas yang dipesan, produk yang dipesan, dan sistem pembayaran, yang penting hal tersebut baik bagi pelanggan maupun pengusaha.

v      Order convenience, merupakan tingkat kesulitan yang dialami pelanggan ketika melakukan pemesanan. Masalah yang dihadapi bisa berupa format order yang membingungkan atau terminologi nonstandar yang dapat menjadikan hubungan yang buruk dengan pelanggan. Hal ini dapat diatasi dengan melakukan wawancara dengan pelanggan.

v      Produk substitusi, hal ini terjadi ketika produk yang dipesan pelanggan diganti dengan barang yang sama tetapi dalam ukuran yang berbeda atau produk lain yang terlihat lebih baik. Program ini akan berhasil bila terjadi komunikasi yang baik antara pengusaha dan pelanggan.

Ø      Elemen Post-Transaksi (Posttransaction Elements) :

Elemen-elemen spesifik dari Post-Transaksi (Posttransaction Elements) :

v      Instalasi, jaminan, perbaikan, perubahan, dan suku cadang

v      Produk tiruan, perusahaan harus dapat menarik kembali produk yang dapat berbahaya dari pasaran sesegera ungkin bila teridentifikasi suatu masalah

v      Cara menangani klaim, keluhan, dan retur.

v      Pergantian produk sementara untuk menunggu barang pesanan ataupun penantian perbaikan produk yang dibeli sebelumnya.

Ø      Kinerja Customer Service dapat diukur dan dikendalikan dengan cara :

v      Membuat standar kinerja secara kuantitatif untuk tiap elemen service

v      Mengukur kinerja aktual untuk tiap elemen service

v      Analisis penyimpangan antara service aktual dan standar

v      Mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menerapkan kinerja aktual.

v      Perusahaan seharusnya meletakkan perhatian pada elemen-elemen yang menurut pelanggan penting.

v      Standar perusahaan seharusnya mencerminkan apa yang pelanggan butuhkan, bukan apa yang pihak manajemen rasakan tentang kebutuhan pelanggan.

v      Perusahaan seharusnya mengukur dan membandingkan kinerja standar dan membuat laporan secara berkala kepada pihak manajemen yang bersangkutan untuk dievaluasi.

Ø      Gambaran tentang pengukuran kinerja Customer Service, adalah:

Ø      Tanggapan Terhadap Kegagalan Customer Service :

v      Perusahaan jarang berinteraksi langsung dengan konsumen akhir, melainkan melalui distributor atau pengecer.

v      Distributor atau pengecer inilah yang perlu mengetahui bagaimana mengatasi masalah apabila terjadi kegagalan dalam pelayanan kepada pelanggan.

v      Perusahaan seharusnya mencari tahu bagaimana reaksi pelanggan apabila terjadi kegagalan dalam pelayanan .

Resume Pertemuan-5 SIT

Ø     Persamaan antara manajemen logistik dan SCM adalah :

·      Keduanya menyangkut pengelolaan arus barang dan jasa.

·      Keduanya menyangkut pengelolaan mengenai pembelian, penyimpanan, pengangkutan, administrasi, dan penyaluran barang.

·      Keduanya menyangkut usaha untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas pengelolaan barang.

Ø     Perbedaan antara manajemen logistik dan SCM adalah :

1.      Manajemen Logistik :

·         Mengutamakan pengelolaan, termasuk arus barang dalam perusahaan

·         Berorientasi pada perencanaan dan kerangka kerja yang menghasilkan rencana arus barang dan informasi di seluruh perusahaan

2.       SCM :

·         Mengutamakan arus barang antar perusahaan, mulai hulu sampai hilir.

·         Atas dasar kerangka kerja, mengusahakan hubungan dan koordinasi antar proses dari perusahaan lain dalam business pipelines, mulai dari supplier sampai pelanggan

Ø     Aktivitas-aktivitas utama logistik:

·         Customer service (pelayanan pelanggan)

·         Demand forecasting (peramalan permintaan)

·         Inventory management (manajemen persediaan)

·         Logistics communication (komunikasi logistik)

·         Material handling (penanganan material)

·         Order processing (proses pemesanan)

·         Packaging (pengemasan)

·         Parts and services support (komponen-komponen dan pelayanan pendukung)

·         Plants and warehouse site selection (pemilihan lokasi pabrik dan gudang)

·         Procurement/purchasing(pengadaan /pembelian)

·         Reverse logistics (logistik berupa barang retur ataupun sisa)

·         Transportation (transportasi)

·         Warehousing and storage (gudang dan penyimpanan)

Ø     Keunggulan kompetitif (Competitive Advantage) :

·         Salah satu kunci keberhasilan suatu perusahaan adalah kemampuannya untuk memiliki dan mempertahankan keunggulan kompetitif.

·         Keunggulan kompetitif dapat dicapai melalui, a.l. : manajemen logistik dan manajemen supply chain

Ø     Sumber dari keunggulan kompetitif:

·         Kemampuan perusahaan untuk membedakan dirinya sendiri didepan mata konsumen dari para pesaingnya (disebut value advantage)

·         Kemampuan perusahaan untuk bekerja dengan biaya rendah atau memperoleh laba yang lebih tinggi (disebut productivity atau cost advantage)

Ø      The Value Chain

·         Salah satu konsep yang digunakan untuk mencapai keunggulan kompetitif adalah konsep The Value Chain, yang diberikan oleh Michael Porter.

·         Aktivitas The Value Chain dikategorikan menjadi 2 tipe, yaitu :

1. Primary Activity

2. Support Activity

Ø      Primary Activity

·         Adalah aktifitas yang berperan langsung dalam hal penciptaan fisik barang hasil produksi, penjualan, dan pendistribusian nya kepada pembeli.

·         Yang termasuk pada Primary Activity adl:

1. Inbound logistics

2. Operations

3. Outbound logistics

4. Market and sales

5. Services

Ø     Support Activity

·         Adalah aktifitas yang membantu primary activity

·         Yang termasuk pada Support Activity adl:

1. Infrastructure

2. Human Resources

3. Technology Development

4. Procurement

Ø     Kedua aktivitas itu digambarkan sbb:

·         Gambar value chain

Ø     Mencapai keunggulan kompetitif melalui manajemen logistik:

·         Manajemen logistik dapat membantu dalam mencapai keunggulan kompetitif, baik dlm menciptakan value advantage maupun cost / productivity advantage.

·         Dalam value advantage : services, responsiveness, after sales services, dsb.

·         Dalam value cost / productivity advantage: capacity utilization, partnership, schedule integration, dsb.

Ø     Mencapai keunggulan kompetitif melalui SCM:

·         Mencapai keunggulan kompetitif melalui kegiatan logistik pada hakekatnya juga menunjang kegiatan supply chain, karena kegiatan supply chain merupakan perpanjangan/perluasan dari kegiatan logistik.

Ø     Kegiatan2 dalam supply chain yang mendukung pencapaian keunggulan kompetitif :

·         Mendukung value advantage :

o   Mencari jenis dan tingkat layanan yang  dikehendaki konsumen.

o   Menciptakan dan mengembangkan  pelayanan yg lebih unggul berdasar permintaan konsumen.

o   Dsb

·         Mendukung productivity advantage :

o      Mengurangi inventory sampai tingkat yg direncanakan.

o      Menggunakan kapasitas yang ada yg semaksimal mungkin.

o      Melakukan perencanaan bersama dg semua mata rantai yang ada mengenai inventory

o      Dsb.

Resume Pertemuan-4 SIT

Ø     Konsep supply chain

      Adalah suatu sistem yang memungkinkan perpindahan barang dari produsen agar hal-hal seperti keterlambatan penyampaian, salah barang, dsb bisa dikurangi atau tidak terjadi.

      Merupakan konsep baru dalam masalah logistik.

·       Konsep lama logistik, yaitu sebagai persoalan intern perusahaan dan pemecahannya diutamakan pada pemecahan intern perusahaan.

·       Konsep baru logistik, yaitu dilihat sebagai masalah yang lebih luas sejak dari bahan dasar sampai barang jadi yang dipakai oleh konsumen akhir, sehingga merupakan mata rantai penyediaan barang .

Ø     Definisi SCM

1.    Fortune Magazine (1994),

SCM dianggap sama dengan distribusi, sama dengan logistik. Yaitu proses dimana perusahaan memindahkan material, komponen, dan produk ke pelanggan dalam jumlah, lokasi , dan waktu yang tepat sehingga dapat bersaing dalam harga dan kualitas.

2.    Martin (1998),

SCM adalah jaringan organisasi yang melibatkan hubungan upstream dan downstream dalam proses dan aktivitas yang berbeda yang memberi nilai dalam bentuk produk dan jasa pada pelanggannya.

3.    Stanford Supply Chain Forum (1999),

SCM berhubungan erat dengan aliran manajemen material, informasi, dan finansial dalam suatu jaringan yng terdiri dari supplier, perusahaan, distributor, dan pelanggan.

4.     Simchi-Levi, et al. (2000),

SCM merupakan serangkaian pendekatan yang diterapkan untuk mengintegrasikan supplier, perusahaan, gudang (warehouse), dan tempat penyimpanan lainnya secara efisien sehingga produk yang dihasilkan dan didistribusikan dengan kuantitas, lokasi, dan waktu yang tepat untuk memperkecil biaya dan memuaskan kebutuhan pelanggan.

Ø     Tujuan SCM

    Adalah untuk memastikan sebuah produk berada pada tempat dan waktu yang tepat untuk memenuhi permintaan pelanggan, tanpa menciptakan stok yang berlebihan atau kekurangan.

Ø     SCM yang efektif adalah :

    Hemat waktu dan efisien untuk semua kegiatan.

    Hemat biaya produksi, penyimpanan, dan pengadaan.

    Komunikasi global secara cepat dan tepat.

    Distribusi global yang efektif untuk barang dan jasa.

Ø     Keuntungan SCM

      Mengurangi inventory barang, sehingga biaya dapat lebih ditekan.

      Menjamin kelancaran penyediaan barang, mulai asal barang (barang pembuat), supplier, perusahaan, distributor, sampai konsumen terakhir.

      Menjamin kualitas, dimana kualitas barang jadi tidak hanya ditentukan pada proses produksi tapi juga ditentukan kualitas bahan mentahnya serta kualitas keamanan dalam pengirimannya.

Ø     Berbisnis dengan SCM

      Berkembangnya permintaan konsumen untuk sebuah pelayanan yang lebih baik, serta produk yang berkualitas, membuat perusahaan harus mengatur kembali bisnisnya sehingga dapat tetap bertahan ditengah persaingan global.

      SCM merupakan salah satu strategi yang dapat digunakan untuk memenuhi hal itu tanpa harus menimbulkan biaya sehubungan dengan kegiatan ECR (Efficient Consumer Response).

Ø     ECR :

      Adalah sebuah strategi yang bertujuan untuk mengurangi biaya yang harus dikeluarkan pada jalur distribusi dan membuatnya semakin tanggap terhadap permintaan konsumen.

Ø     Komponen dasar SCM

      Supplier, yaitu perusahaan yang menyediakan bahan pertama yang berupa bahan baku, bahan penolong, bahan dagangan, suku cadang, dsb.

      Manufacturer (plants, assembler, fabricator), yaitu perusahaan yang melakukan pekerjaan membuat, memfabrikasi, mengasembling, atau menyelesaikan barang (finishing)

      Distributor (wholesaler), yaitu perusahaan yang menerima hasil produk dari manufacturer sebelum disalurkan lagi ke pengecer.

      Retailer (pengecer), yaitu perusahaan yang menerima produk dari distributor dan langsung menjualnya kepada pelanggan.

      Customers (pelanggan), yaitu para pembeli atau pengguna barang dimana merupakan pembeli akhir yang melakukan pembelian.

Ø     Aktivitas dalam SCM

      Chain 1 : Supplier

Jaringan logistik (logistics network) bermula dari sini.

      Chain 1 - 2 : Supplier  à Manufacturer

Jaringan ini mempunyai potensi untuk melakukan penghematan, misal inventory dan biaya gudang.

      Chain 1-2-3 : Supplier àManufacturer àDistributor

Barang dari manufacturer disalurkan ke pelanggan dengan melalui distributor.

      Chain 1-2-3-4 : Supplier àManufacturer àDistributor àRetailer

o     Barang dari distributor disalurkan lagi dalam jumlah yang lebih kecil kepada retailer. Pada tahap ini juga potensi penghematan dalam inventory dan biaya gudang.

      Chain 1-2-3-4 : Supplier àManufacturer àDistributor àRetailer àCustomers

Barang yang diletakkan di outlets oleh retailer ditawarkan langsung kepada pelanggan atau pengguna barang tersebut. Mata rantai supply chain betul-betul berhenti pada tahap ini.

Ø     Keputusan dalam SCM

      Sifat pergerakan supply chain berbeda untuk berbagai jenis inventory. Sehingga hal ini menyebabkan perbedaan panjang pendeknya supply chain, dimana hal ini akan mempengaruhi keputusan yang akan diambil dalam SCM.

      Misal, keputusan untuk jenis bahan baku akan membutuhkan analisis yang lebih panjang dibanding jenis inventory yang lain.

Ø     Beberapa jenis inventory :

      Bahan baku (raw material)

      Barang setengah jadi (semi finished product)

      Barang jadi (finished product)

      Material dan suku cadang (MRO = Materials for maintenance, repair, and operation)

      Barang komoditas (commodity)

      Barang proyek (material dan suku cadang yang digunakan untuk membangun proyek tertentu).

Ø     Analisis terhadap SCM

      Adanya perkembangan permintaan pasar, dimana konsumen mempunyai pilihan yang lebih banyak dan keputusan terhadap brand pilihannya sendiri, serta retailers juga mempunyai kekuasaan untuk menjual dan memajang produk yang dipilihnya sendiri berdasarkan kehendak pelanggan, maka perlu dilakukan analisis bagaimana cara mengoptimalkan supply chain sehingga mencapai manfaat yang optimal.

Ø     Beberapa hal yang perlu dipertimbangkan dalam analisis SCM:

      Adanya tuntutan pelanggan yang terus berkembang (customer oriented)

      Adanya kekuasaan retailer yang semakin besar.

      Perlunya membangun teknologi informasi yang terbuka, cepat, dan akurat mengenai hal-hal yang menyangkut penyediaan barang.

      Perlunya membangun kepercayaan diantara pelaku supply.