Rifaldy Stikom Surabaya: Resume Pertemuan-2 SIT

Ø Contoh Kasus

Katakanlah kita menerima order untuk 100 unit Produk A. Sistem ERP akan membantu kita menghitung jumlah barang yang dapat diproduksi berdasarkan segala keterbatasan sumber daya yang ada saat ini.

Apabila sumber daya tersebut tidak mencukupi, Sistem ERP dapat menghitung berapa lagi sumberdaya yang diperlukan, sekaligus membantu kita dalam proses pengadaannya. Ketika hendak mendistribusikan hasil produksi, Sistem ERP juga dapat menentukan cara pemuatan dan pengangkutan yang optimal kepada tujuan yang ditentukan pelanggan. Dalam proses ini, tentunya segala aspek yang berhubungan dengan keuangan akan tercatat dalam Sistem ERP tersebut termasuk menghitung berapa biaya produksi dari 100 unit tersebut.

Dapat kita lihat bahwa data atau transaksi yang dicatat pada satu fungsi/bagian sering digunakan oleh fungsi/bagian yang lain. Misalnya daftar produk bisa dipakai oleh bagian pembelian, bagian perbekalan, bagian produksi, bagian gudang, bagian pengangkutan, bagian keuangan dan sebagainya. Oleh karena itu, unsur 'integrasi' itu sangat penting dan merupakan tantangan besar bagi vendor-vendor Sistem ERP.

Ø Pembahasan

Pada prinsipnya, dengan Sistem ERP sebuah industri dapat dijalankan secara optimal dan dapat mengurangi biaya-biaya operasional yang tidak efisien seperti biaya inventory (slow moving part, dll.), biaya kerugian akibat 'machine fault' dll. Di negara-negara maju yang sudah didukung oleh infrastruktur yang memadaipun, mereka sudah dapat menerapkan konsep JIT (Just-In-Time). Di sini, segala sumberdaya untuk produksi benar-benar disediakan hanya pada saat diperlukan (fast moving). Termasuk juga penyedian suku cadang untuk maintenance, jadwal perbaikan (service) untuk mencegah terjadinya machine fault, inventory, dsb.

Ø Pertimbangan Mengunakan ERP

Investasi sangat mahal dan pilihan ERP yang salah bisa menjadi mimpi buruk

ERP yang berhasil digunakan oleh sebuah perusahaan tidak menjadi jaminan berhasil di perusahaan yang lain

Perencanaan harus dilakukan untuk menyeleksi ERP yang tepat

Bahkan dalam beberapa kasus yang ekstrim, evaluasi pilihan ERP menghasilkan rekomendasi untuk tidak membeli ERP, tetapi memperbaiki Business Process yang ada

Tidak ada ‘keajaiban’ dalam ERP software. Keuntungan yang didapat dari ERP adalah hasil dari persiapan dan implementasi yang efektif

Tidak semua ERP sama kemampuannya, dan memilih ERP yang salah akan menjadi bencana

Ø Komponen Biaya

Ø Hidden Cost

Ø 3 Syarat Sukses Memilih ERP

Knowledge, pengetahuan tentang bagaimana cara sebuah proses seharusnya dilakukan

Experience, pemahaman terhadap kenyataan tentang bagaimana sebuah proses seharusnya dikerjakan dengan kemungkinan munculnya permasalahan

o Knowledge tanpa experience menyebabkan orang membuat perencanaan yang terlihat sempurna tetapi kemudian terbukti tidak bisa diimplementasikan

o Experience tanpa knowledge bisa menyebabkan terulangnya atau terakumulasinya kesalahan dan kekeliruan karena tidak dibekali dengan pemahaman yang cukup

Selection Methodology

o Ada struktur proses seleksi yang sebaiknya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam memilih ERP

o Proses seleksi tidak harus selalu rumit agar efektif. Yang penting organized, focused dan simple

o Proses seleksi ini biasanya berkisar antara 5-6 bulan sejak dimulai hingga penandatanganan order pembelian ERP

Ø Implementasi ERP

Poin-poin yang bisa digunakan sebagai pedoman pada
saat implementasi ERP:

• ERP adalah bagian dari infrastruktur perusahaan, dan sangat penting untuk kelangsungan hidup perusahaan. Semua orang dan bagian yang akan terpengaruh oleh adanya ERP harus terlibat dan memberikan dukungan

• ERP ada untuk mendukung fungsi bisnis dan meningkatkan produktivitas, bukan sebaliknya. Tujuan implementasi ERP adalah untuk meningkatkan daya saing perusahaan

• Pelajari kesuksesan dan kegagalan implementasi ERP, jangan berusaha membuat sendiri praktek implementasi ERP. Gunakan metodologi tertentu untuk implementasi ERP yang lebih terjamin keberhasilannya

Ø Kegagalan ERP biasanya ditandai hal-hal berikut

o Kurangnya komitmen top management

o Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan (analisa strategi bisnis)

o Cacatnya proses seleksi software (tidak lengkap atau terburu-buru memutuskan)

o Kurangnya sumber daya (manusia, infrastruktur dan modal)

o Kurangnya ‘buy in’ sehingga muncul resistensi untuk berubah dari para karyawan

o Kesalahan penghitungan waktu implementasi

o Tidak cocoknya software dengan business process

o Kurangnya training dan pembelajaran

o Cacatnya project design & management

o Kurangnya komunikasi

o Saran penghematan yang menyesatkan